Ziel der Anbieterauswahl ist es, das System und den Anbieter zu finden, bei dem Sie sich als Unternehmen am besten aufgehoben fühlen.

Um aus dem umfangreichen Angebot einige wenige auszusuchen, die Ihre Anforderungen bereits recht gut erfüllen. Senden Sie das zuvor erstellte Lastenheft an etwa sechs bis acht geeignete Anbieter. Dazu kann ich für Sie eine erste Vorauswahl durchführen, wobei ich auf aktuelle Marktanalysen und Fachartikel zurückgreife.

Anhand der eingehenden Antworten und unserer gemeinsam erarbeiteten Bewertungskriterien ist ein objektiver Vergleich zunächst auf fachlicher Ebene möglich. Das Ergebnis des Vergleichs stelle ich für Sie übersichtlich zusammen. Nach dieser ersten Auswahlrunde sollten Sie maximal drei bis vier Anbieter in die engere Wahl ziehen, die dann die Gelegenheit zur Vorstellung ihres Systems erhalten.

Planen Sie für die einzelnen Workshops ausreichend Zeit und Personal ein. Die Schlüsselpersonen der Fachabteilungen müssen in den weiteren Auswahlprozess unbedingt einbezogen werden. Damit die Workshops vergleichbar sind, erarbeiten wir zusammen eine Aufgabenstellung, die Ihre Geschäftsfälle repräsentativ darstellt und Ihre bis dahin unbeantworteten Fragen enthält, und senden diese den Anbietern zu.

Beim Workshop kommt es darauf an, nicht nur die Fachkompetenz des Anbieters und die Funktionalität des Systems zu bewerten, sondern auch das Look-and-Feel des Systems einzubeziehen. Das System kann noch so gut sein, wenn sich Ihre Mitarbeiter nicht mit der Bedienung anfreunden können, wird das Projekt kein Erfolg. Ein nicht unwesentliches Bewertungskriterium ist auch, wie der Anbieter auf die Aufgabenstellung und Ihre Fragen eingegangen ist. Befinden Sie sich auf Augenhöhe? Welche Referenzprojekte kann der Anbieter vorweisen?

Im Anschluss an den Workshop sollten Sie solchen Referenzen unbedingt nachgehen. Klären Sie Fragen zum Service, zur Erreichbarkeit und zur Kommunikation allgemein. Vergleichen Sie außerdem die Bewertungen Ihrer Mitarbeiter und finden Sie gemeinsam Ihr neues System. Dabei kann ich Sie wieder unterstützen, indem ich die einzelnen Beurteilungen sammle und in eine vergleichbare Form bringe.

Am Ende des Auswahlprozesses muss das System übrig bleiben, das Ihre Anforderungen weitestgehend technisch erfüllt. Kleinere Anpassungen werden sicher bei jedem Anbieter notwendig sein. Das System sollte dabei aber noch genug Potential haben, um mit Ihrem Unternehmen wachsen zu können.